Exchange 2013 公用資料夾全面進化

相信對所有的Exchange Admin而言對公用資料夾都不陌生.

有許多企業將公用資料夾當成檔案伺服器(File Server)使用, 因為比起檔案伺服器NTFS權限的設定,公用資料夾在權限設定上更具有彈性. 此外搭配 Outlook 用戶端的操作讓使用者可以在同一個操作畫面中將檔案資料存入到公用資料夾中,這樣的便利性也讓公用資料夾在使用者端成為依賴性很高的另類檔案伺服器.

如您所知在舊版的 Exchange Server 中同時提供了 Hierarchy (資料夾樹狀階層結構) 以及 Content (資料夾內容) 的兩種複寫機制. Exchange Public Folder 的Hierarchy Replication 是由系統本身強制進行複寫到同一組織中所有擁有公用資料夾資料庫的Exchange Server上,此種複寫行為無法由管理者設定複寫對象以及停用複寫.

而在Content Replication 的部份則完全由管理者以資料夾為單位來設定複寫的對象. 這種複寫機制在資料量不大則在同一站台中複寫時基本上不會有太大的問題. 但若一旦資料量大且又跨多個站台(WAN)進行複寫時,就很容易造成公用資料夾複寫的問題. 有可能是Hierarchy不同步,也有可能是Content 不同步,或者是部份同步部份不同步…等等問題. 若你有過 Exchange 升級遷移的專案經驗,你大概都會同意在升級遷移過程中公用資料夾的複寫遷移是所有程序中最不能明確掌握實際所需時間的項目. 所以傳統公用資料夾複寫的效率一直是管理者的痛點.

15年來最大的改變:公用資料夾全面進化

從Exchange 5.5 起算至今一共有15年微軟在公用資料夾的設計架構上並沒有太多的改變. 為了要解決上述傳統公用資料夾所面臨的問題以配合雲端環境的需求,微軟決定在Exchange 2013 中讓公用資料夾全面進化.

首先在資料庫設計架構上 Exchange 2013 完全捨棄了原有的公用資料夾資料庫,而改以信箱資料庫來取代.

白話一點的說法就是 Exchange 2013 只剩下單一資料庫:信箱資料庫. 

在 Exchange 2013 中將原本的公用資料夾資料庫(Public Folder Database)改以公用資料夾信箱(Public Folder Mailbox)來取代.而原本的公用資料夾則儲存在公用資料夾信箱中.

在 Exchange 2013 中,公用資料夾信箱會有兩種類型: 主要階層 (Primary Hierarchy 又稱 Master Hierarchy Public Folder Mailbox) 以及次要階層 (Secondary Hierarchy 又稱 Content Public Folder Mailbox ).

主要階層公用資料夾信箱 (Primary Hierarchy Public Folder Mailbox) 將會負責擔任所有公用資料夾階層(Public Folder Hierarchy)唯一可寫入的公用資料夾信箱. 也就是說當使用者在建立”公用資料夾”或對公用資料名稱進行變更或刪除公用資料夾等操作,都會被導向到主要階層公用資料夾信箱進行相關操作的寫入,之後再由主要階層公用資料夾信箱統一單向的複寫給其它次要階層公用資料夾信箱(Secondary Hierarchy Public Folder Mailbox).

在組織中第一個被建立起來的公用資料夾信箱將會擔任主要階層公用資料夾信箱的角色,且目前無法事後進行角色的變更. 換言之,若日後此公用資料夾信箱不慎被意外刪除則將會造成上述所有公用資料夾寫入操作的失敗. 主要階層公用資料夾信箱除了負責所有公用資料夾階層的複寫之外,它也可以做為公用資料夾內容的儲存信箱.

次要階層公用資料夾信箱 (Secondary Hierarchy Public Folder Mailbox) 會擁有組織中所有公用資料夾階層樹狀結構的副本. 這個公用資料夾階層樹狀結構副本是來自於主要階層公用資料夾信箱的複寫並以唯讀狀態,提供給使用者完整的公用資料夾階層樹狀結構清單. 

無論是主要階層公用資料夾信箱或是次要階層公用資料夾信箱都可以做為公用資料夾內容(Public Folder Content)的儲存信箱.

用戶端的存取

在預設情況下,使用者會透過CAS 2013自動尋找離自已最近(站台)的公用資料夾信箱做為Home Hierarchy 公用資料夾信箱. Home Hierarchy 公用資料夾信箱的作用就等同於舊版管理者在信箱資料庫的用戶端設定中指定預設的公用資料夾資料庫的設定行為.由於每一個公用資料夾信箱都會擁有一份完整的公用資料夾階層樹狀結構清單,因此當使用者透過Home Hierarchy公用資料夾信箱在進行公用資料夾存取時, 若所存取的資料夾的內容不是儲存在Home Hierarchy Public 公用資料夾信箱上時,就可以透過公用資料夾階層樹狀結構清單轉介(Referral)到真正儲存該公用資料夾的公用資料夾信箱中進行存取. 

若因此產生跨站台的存取時,則會由 Exchange 2013 CAS 直接 Proxy到目的地的Exchange 2013 Mailbox Server上存取.為避免跨站台大量的存取造成站台間頻寬的耗用,因此個人會建議管理者在規劃時就將公用資料夾以站台為單位的切割方式來設計公用資料夾信箱,如下圖所示.

如上圖的公用資料夾信箱設計, Site A的使用者預設會抓取 SiteAPFMailbox 做為 Home Hierarchy 公用資料夾信箱,只有當使用者在點選存取 SiteB PF的資料夾內容時才會產生跨站台的存取流量,反之亦然.

公用資料夾信箱容量及切割

公用資料夾信箱也是屬於 Exchange 2013 信箱的一種,因此也如同一般的使用者信箱會有容量的限制. 在 Exchange 2013 信箱的最大容量限制為 100 GB. 因此,在同一個公用資料夾信箱中的所有公用資料夾容量不能超過此一大小限制. 

在預設的情況下公用資料夾信箱的容量限制會使用信箱資料庫的容量大小限制值. 

如同一般使用者信箱一樣管理者可以依據實際需求調整公用資料夾信箱的容量大小限制.

若一旦公用資料夾信箱容量已達到容量限制時,則管理者可以另外建立新的公用資料夾信箱並透過 

 

Set-PublicFolder –OverrideContentMailbox 

 

的指令覆寫被指定的公用資料夾新的內容儲存信箱至所指定的公用資料夾信箱中.

例如: Set-PublicFolder “\SiteA PF\IT Pro” –OverrideContentMailbox SiteAPFMailbox2

在上述指令將SiteA PF公用資料夾底下的IP Pro 公用資料夾改儲存到 SiteAPFMailbox2 的公用資料夾信箱中,之後所有使用者寫入到 IT Pro 這個資料夾中的資料都會儲存在 SiteAPFMailbox2 的公用資料夾信箱中. 而先前 IT Pro 舊的資料內容則依舊存放在原來的 SiteAPFMailbox 公用資料夾信箱中. 所以同一個公用資料夾 (IT Pro) 可以儲存在不同的公用資料夾信箱中(SiteAPFMailbox 及 SiteAPFMailbox2).

公用資料夾信箱的高可用性

公用資料夾信箱因為也是”信箱”所以會使用信箱資料庫本身的資料庫可用性群組(DAG)做為高可用性的容錯機制.如同先前所述,主要階層公用資料夾信箱為單一主要角色(Single Master)且不可變更,因此為避免此信箱因為資料庫損毀而造成用戶端無法建立修改刪除公用資料夾,微軟建議使用DAG機制來提供容錯備援. 此外,由於新版的公用資料夾不再提供內容複寫機制,如同一般使用者信箱一樣若只有單一份資料而沒有其它備援機制一旦發生損毀就會造成資料的遺失. 因此使用DAG提供高可用性容錯是有其必要性的.

公用資料夾的遷移

由於新版公用資料夾架構的重新設計,所以在遷移公用資料夾時就如同在線上遷移一個大的使用者信箱一樣. 

因此公用資料夾信箱的遷移只支援一次性完全遷移(Cut Over)的方法. 在遷移過程中所有使用者會在同一個時間點同時切換到新的公用資料夾信箱上進行存取,在切換過程中會產生短暫的離線無法存取(Downtime).

必需注意的是在遷移公用資料夾之前必需先確認所有的使用者信箱都已經遷移到 Exchange 2013 Mailbox Server上. 這是因為 Exchange 2007/2010的使用者信箱無法存取新版的公用資料夾信箱的緣故. 所以在升級到 Exchange Server 2013 的過程將和以往可以同時遷移公用資料夾的作法有所不同.

公用資料夾用戶端支援

新版的公用資料夾信箱支援 Outlook 2007 ~2013 的用戶端存取. 在 Exchange 2013 CU1 後的 OWA也開始支援存取公用資料夾,存取方式可以參考先前所撰寫的 嘿!怎麼不見公用資料夾? 一文.

微軟將用了15年的公用資料夾架構做了一個很大的改變,或許在你的心中會存有小小的疑惑或擔心這樣的架構下穩定性是否有經過驗證? 其實這種擔心是多慮的,因為微軟已經在上億個信箱使用的Office 365 Exchange Online 環境中支援公用資料夾信箱的功能. 對管理者而言,現在可以提供比以前更大容量的公用資料夾給使用者使用而不必再擔心因為過量的資料量而造成複寫的問題. 對一般用戶端而言並不會因為新的架構而造成任何的學習曲線,Outlook 使用者還是維持與先前一致的存取方式,相信這樣的改變可以提供管理者及使用者更佳的使用經驗.